L’ERP (ou Enterprise resource planning) est un outil multitâche qui permet une gestion centralisée de l’ensemble des fonctions de l’entreprise : comptabilité, finances, ventes, achats, stockage, approvisionnement, politique tarifaire, etc.
Le site E-commerce peut être le canal de vente principal d’une entreprise, ou complémentaire à un magasin physique. Cette plateforme de vente a besoin d’interagir avec les différents services de l’entreprise tels que la comptabilité, la logistique ou le marketing.
L’interfaçage de l’ERP et du site E-commerce est donc essentiel pour garantir la circulation et la synchronisation des données entre les deux systèmes.
Exemples de flux entre un ERP et un site E-commerce
La connexion d’un site E-commerce à un ERP permet la circulation des informations dans un sens comme dans l’autre.
Voici quelques exemples de flux d’information facilitant les mises à jour automatiques entre les deux outils :
- La gestion des commandes
Les commandes sont souvent gérées via un ERP qui possède une plus grande capacité de traitement. Références achetées, quantités de produit, fréquence d’achat…, l’ERP fluidifie considérablement le traitement des informations, en synchronisant commandes, gestion des stocks et livraison. Ainsi, les modifications apportées à l’ERP sont répercutées bien plus rapidement sur le site E-commerce et inversement. Cela peut par exemple être utile aux clients pour le suivi du traitement de leur commande.
- La gestion des clients
Lorsqu’un nouveau client crée un compte en ligne, il est important que ses informations se répercutent rapidement sur l’ensemble des services de l’entreprise (marketing, comptabilité…) pour une qualité optimale de la relation client.
A l’inverse, une modification enregistrée dans la CRM ou dans l’ERP concernant une adresse de livraison (indiquée par téléphone par exemple) doit pouvoir être mise à jour sur le compte du client de la boutique en ligne. La synchronisation des outils permet ainsi de garder les données clients à jour.
- La gestion des stocks et les délais de réapprovisionnement
La synchronisation entre les stocks physiques et web est essentielle. Un connecteur permet une mise à jour des niveaux de stocks de l’ERP vers le site E-commerce et inversement. Lors d’une commande en ligne le niveau de stock est automatiquement mis à jour dans l’ERP. A l’inverse, lors de réapprovisionnements des stocks, les quantités sont mises à jour dans l’ERP et simultanément sur le site E-commerce.
- La gestion des factures et des paiements
La mise en place d’une connexion entre un ERP et un CMS E-commerce permet de centraliser la production de factures. Après la validation ou le paiement d’une commande en ligne par un client, les informations de facturation sont transmises à l’ERP pour être exploitées par le service comptabilité. La gestion des clients ayant des conditions de paiement particulières s’en trouve facilité.
- La gestion des tarifs
Interfacer un ERP et un site E-commerce reste le moyen le plus simple de fournir des prix adaptés aux clients. En effet, il est possible de présenter des prix différents aux clients qui se connectent à leur compte en ligne et aux simples visiteurs de la boutique en ligne.
Les avantages de la connexion d’un ERP à un site E-commerce
Au-delà de l’aspect fonctionnel d’un connecteur facilitant la communication et la circulation des données entre les deux systèmes, la synchronisation d’un logiciel ERP avec un site E-commerce offre de nombreux avantages pour une entreprise. En voici quelques raisons :
- Personnalisation et amélioration de l’expérience client
La synchronisation des données clients entre le site E-commerce et l’ERP permet à l’entreprise d’avoir une meilleure connaissance des profils clients et d’offrir une expérience client plus personnalisée, en recommandant des produits ciblées ou des offres spéciales par exemple, basée sur des données d’achats (panier moyen, fréquence d’achat…).
- Réduction des erreurs et des délais
Un site E-commerce et un ERP non connectés entre eux nécessitent de ressaisir les commandes pour pouvoir déclencher leur préparation et éditer les documents de livraison. De même, une fois le paiement réalisé sur le site, les éléments de la vente doivent être ressaisis en gestion commerciale ou en comptabilité. En éliminant la nécessité de saisir manuellement les données entre le site E-commerce et l’ERP, on réduit les risques d’erreurs et les délais de traitement, ce qui améliore la satisfaction client et la productivité.
- Centralisation et contrôle des données
La connexion entre un ERP et un site E-commerce permet une synchronisation rapide des données uniques et fiables avec une diffusion garantie et équitable auprès des parties prenantes dans l’entreprise.
De plus, grâce à la synchronisation et à la possibilité d’accéder aux données à partir de n’importe quel appareil, il est possible de générer des rapports sur demande, d’obtenir un aperçu des produits qui se vendent le mieux et ceux qui doivent être améliorés, permettant ainsi aux dirigeants d’adapter leur stratégie commerciale en se basant sur des données tangibles.
En résumé, connecter un logiciel ERP avec un site E-commerce permet d’optimiser les processus, d’améliorer la gestion des données et de fournir une meilleure expérience client, ce qui contribue à l’efficacité opérationnelle et à la rentabilité de l’entreprise.
Comment connecter son logiciel ERP avec son site E-commerce ?
La manière de connecter un logiciel ERP avec un site E-commerce dépend du type d’ERP et de la plateforme E-commerce utilisée.
La réussite de la synchronisation entre un ERP et un site E-commerce repose sur plusieurs facteurs clés. Voici quelques étapes et conseils pour garantir une intégration réussie :
- Définir les objectifs
Avant de commencer, identifiez clairement les objectifs de l’intégration. Quels processus souhaitez-vous automatiser ? Quelles données devez-vous synchroniser entre les deux systèmes ? Avoir une vision claire de vos objectifs vous aidera à orienter le processus d’intégration.
- Choisir la bonne méthode d’intégration
Sélectionnez la méthode d’intégration la mieux adaptée à vos besoins et à vos ressources. Que ce soit via une intégration native, l’utilisation d’API, l’installation d’extensions ou modules, l’utilisation d’un middleware ou l’adoption de solutions tierces, choisissez la méthode qui convient le mieux à votre environnement technique et à vos objectifs.
- Sélectionner les bons outils
Assurez-vous que votre ERP et votre site E-commerce sont compatibles et offrent les fonctionnalités nécessaires pour faciliter l’intégration. Si vous utilisez des solutions tierces ou des extensions, choisissez celles qui sont fiables, bien documentées et recommandées par d’autres utilisateurs.
- Cartographier les données
Identifiez les données clés à synchroniser entre votre ERP et votre site E-commerce, telles que les produits, les clients, les commandes, les stocks, etc. Élaborez un plan de cartographie des données qui spécifie comment ces données seront traitées et synchronisées entre les deux systèmes.
- Personnaliser les configurations
Configurez les paramètres de votre ERP et de votre site E-commerce pour qu’ils soient compatibles et puissent échanger des données de manière efficace. Personnalisez les règles de synchronisation en fonction de vos besoins spécifiques, tels que la gestion des stocks, la tarification, les taxes, etc.
- Tester rigoureusement
Avant de déployer l’intégration en production, effectuez des tests approfondis pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Testez différents scénarios d’utilisation, assurez-vous que les données sont synchronisées avec précision et résolvez par étape tous les problèmes ou erreurs rencontrés.
- Former le personnel
Assurez-vous que votre équipe est bien formée à l’utilisation des systèmes ERP et E-commerce. Fournissez une formation sur les nouveaux processus et fonctionnalités afin que tous les utilisateurs comprennent comment travailler avec les deux systèmes de manière efficace.
- Surveiller et maintenir
Une fois l’intégration déployée, surveillez régulièrement son fonctionnement et effectuez les ajustements nécessaires en fonction des évolutions de vos besoins ou des changements dans les systèmes. Assurez-vous de garder les deux systèmes à jour et de résoudre rapidement tout problème qui pourrait survenir.
Interfacer un ERP et un CMS E-commerce n’est pas simple car de nombreux flux sont en jeu : produits, clients, stocks, tarifs, commandes, paiements. Avant de choisir une méthode d’intégration, il est important de bien comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise, les fonctionnalités requises et les contraintes techniques.
Il est également recommandé de s’entourer d’un expert comme My Solution Connect ayant à la fois une connaissance des éditeurs d’ERP et une expertise E-commerce. En confiant la connexion de votre ERP avec votre site E-commerce à My Solution Connect, vous bénéficierez d’une méthodologie rigoureuse et de tous les avantages que son connecteur Open-Flux peut apporter.
